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淅政办〔2008〕20号
                                   

　　各乡镇人民政府、街道办事处，县直有关单位：
　　为进一步规范公文处理工作，强化公文行文规则和程序，根据《国家行政机关公文处理办法》和南阳市人民政府公文管理有关规定，现就规范公文处理工作有关问题通知如下：
　　一、关于县政府几个常用公文的使用问题
　　（一）文种使用
　　1、以县政府名义发布的重要政策，部署重要工作和带有全局性的的命令（令）、决定、公告、意见、指示、重大奖惩等，或安排某一时期重要的中心工作，用《淅川县人民政府文件》（代字为“淅政”）印发。
　　2、向上级人民政府的请示、报告，对市以上人大议案和政协提案的答复，向县人大、县政协提出的议案，对各乡镇人民政府（街道办事处）、县直有关单位重大问题请示的审批或批复，政府系统干部任免等，用《淅川县人民政府文件》（代字为“淅政文”）印发。
　　3、记载县政府常务会议或县长办公会议情况和议定事项，用《淅川县人民政府办公会议纪要》（代字为“淅政纪”）
　　印发。
　　4、以县政府名义实施的具体行政行为，根据具体行政行为的内容，分别用《淅川县人民政府行政处理决定书》（代字为“淅政处”）、《淅川县人民政府行政处罚决定书》（代字为“淅政罚”）、《淅川县人民政府行政复议决定书》（代字为“淅政复决”）印发。
　　5、用于建设用地审批和土地权属纠纷处理的公文，用《淅川县人民政府土地管理文件》（代字为“淅政土”）印发。
　　6、用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题的公文，用《淅川县人民政府》（代字为“淅政函”）印发。
　　7、根据县政府授权，对政府某一项工作作出的安排和决定，成立或调整单项工作临时机构和领导小组，对单项工作先进集体和个人进行表彰，批评通报，转发县政府主要领导讲话，转发上级或下级机关的重要文件（如县政府系统机构“三定”方案），以及需要以县政府办公室名义行文的事项，用《淅川县人民政府办公室文件》（代字为“淅政办”）印发。
　　8、在县政府机关内部或政府系统各部门办公室周知的事项，用《淅川县人民政府办公室》（代字为“办内文”） 印发。
　　9、安排县政府紧急事项或单项工作，对各乡镇人民政府（街道办事处）、县直各单位发出的会议通知，用《内部明电》（代字为“淅政办明电”）电传印发。
　　10、县政府各部门除以函的形式对乡镇人民政府（街道办事处）商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向乡镇人民政府（街道办事处）正式行文。如需行文，应报请县政府批转或县政府办公室转发。因特殊情况确需向乡镇人民政府（街道办事处）正式行文的，应当报经县政府批准，并在文中注明经县政府同意。
　　凡可用县政府办公室名义行文的事项，不以县政府名义行文；凡可以电话、电报、协商、原件批回等形式解决的事项，不发正式文件；同时，逐步实行电子公文传递。
　　（二）代拟稿
　　政府系统各部门需以县政府或政府办公室名义印发而起草的代拟稿，要符合党和国家的方针政策及法律法规，符合上级党委政府指示精神和县情，提出的意见、措施和办法要主题鲜明，观点正确，条理清晰，结构严谨，文字精练，行文规范，指导性强。凡涉及组织人事、机构编制、财政预算等事项的问题，主办单位必须征求相关职能部门意见，并由职能部门负责人签章，必要时提供相关资料一并报批。代拟稿须在适当位置注明经办人姓名、电话，报送时应携带电子文档。
　　（三）公文拟办

         以县政府或县政府办公室名义制发的公文，起草或签发前要填制《淅川县人民政府拟办公文审批表》，并由县政府办公室相关科室、分管副主任和县政府分管领导审批。审核重点包括：是否确需行文，使用的版头、文种、格式是否妥当等。报送的代拟稿需主办单位主要领导认真审核并签字后方可有效。对不符合相关公文办理规定的代拟稿，坚决予以退回并通报。
　　（四）签发
　　1、县政府文件印发前必须进行签发。涉及全局性的、比较重大的事项，如重要政策发布，重要工作部署，重大决定，奖惩，干部任免，以及涉及人事编制、资金预算、收费审批等事项和所有上行文，由县政府分管领导审核，县长签发。
　　2、上述规定以外涉及单项工作安排或决定的其它县政府文件，原则上由县长签发，也可由县长委托的县政府其他领导签发。
　　3、县政府办公会议纪要，按照县政府领导谁主持会议谁签发的原则签发。
　　4、县政府办公室文件，凡涉及全县某一项工作安排，成立或调整临时性机构和领导小组，表彰全县某一项工作先进集体和个人的事项，由政府办公室副主任提出审核意见，主任把关，县政府分管领导签发；一般性文件由县政府办公室分管副主任签署审核意见，主任签发。
　　二、关于公文的报送规定
　　向县政府行文，必须按规定程序报送，禁止各乡镇人民政府（街道办事处）、县直单位不按规定和程序向县政府乱呈文。向县政府呈文必须是县一级单位，二级单位一律不允许向县政府行文。二级单位确有需要提请县政府解决的问题或确需对上呈报、对下转发的事项，必须通过主管部门向县政府呈文。向县政府呈送的公文，应以上行文格式，用正式文件，由单位主要负责人签发呈报。呈送程序应按照先呈送县政府办公室相关秘书科室和分管副主任，经县政府办公室相关秘书科室和分管副主任核准并经与分管领导衔接同意后，再呈送县政府相关领导。不得将公文直接呈送给县政府领导个人。对县政府的请示，必须做到一事一文；对县政府的报告，不能夹带请示事项。
　　各乡镇人民政府（街道办事处）及县直各单位，要严格执行行文规则和报送程序，不得自行其事，凡违反规定的，县政府办公室将一律退回并予以通报批评。
　　三、关于公文主题词使用问题
　　为了严格规范公文主题词使用，今后要求统一使用《河南省人民政府公文主题词表》（豫政办[1998]53号），对相关公文主题词进行标注。标注公文主题词一般不超过五个词素，分三个层次，一为类别词，二为类属词（公文主旨内容），三为文种词，以此对公文主题词进行准确标注。
　　四、关于公文处理工作责任追究问题
　　县政府办公室及各部门工作人员要认真加强自身学习，不断提高办文质量。对县政府呈报的公文，政府办公室和各主办单位要按照各自职责，严格把关。所有公文必须符合党和国家法律法规，符合上级精神，符合实际情况和领导意图，并与以前文件和相关部门文件做好衔接，严禁出现各类错误。对出现错误的公文，除予以退回外，还将对主办单位和主办人在全县进行通报，并按照谁主管谁负责的原则追究责任，触及党政纪和法纪造成不良后果的，按有关规定严肃处理。